Pourquoi la directrice de l’Inattendu, un hôtel 3 étoiles indépendant au cœur des massifs montagneux, a-t-elle fait confiance au PMS Asterio pour son premier équipement ?

 » À l’ère du digital, m’équiper d’un logiciel pour gérer mon établissement était une évidence. Sans un PMS de qualité, mes journées ne seraient pas les mêmes. Il me faudrait dégager des heures pour mettre à jour les réservations et effectuer des tâches automatisées par Asterio… Impensable de tout vérifier en temps réel pour éviter les doublons, les erreurs de tarification, etc. Je sors les factures du jour en 5 minutes, cela me prendrait une heure à la main ! Asterio permet assurément un gain de temps et une diminution du risque d’erreur ».

Cécile Cloitre, Directrice de l’hôtel-restaurant l’Inattendu.

Aucune solution PMS n’équipait l’Inattendu lorsque Cécile Cloitre a racheté l’établissement en septembre 2020. Son niveau d’activité était alors peu élevé et ses précédents propriétaires travaillaient « à l’ancienne », avec du papier et un crayon. Bien qu’ayant repris en contexte de Covid, elle a de suite perçu le potentiel induit par la localisation de l’Inattendu, à 1200 m d’altitude, en pleine nature sur la route des Grandes Alpes, entre Digne et Barcelonnette. Un lieu idéal pour les vacanciers en quête de tranquillité et de tourisme culturel, pour les amateurs de randonnées ou de cyclisme… Sa première préoccupation a été d’opérer certaines transformations afin que le gîte de séjour obtienne le classement en hôtel 3 étoiles. La seconde, quinze jours après son ouverture, a été d’équiper l’établissement d’un logiciel de gestion. Nourrissant quelques ambitions pour sa future activité, il lui paraissait inconcevable de se passer d’un PMS. Elle nous raconte son expérience avec Sequoiasoft.

Challenge de départ pour l’établissement hôtelier

• Choisir un premier équipement PMS pour une structure composée de 11 chambres, un restaurant, un bar, une salle réceptive. Un logiciel facile à installer et manipuler.
• S’adapter à la configuration évolutive du site, la directrice prévoyant à moyen terme d’élargir son offre par la construction d’appartements.
• Intégrer la partie événementielle liée à la réservation de la salle de réception.
• Gérer des réservations groupées, de plus en plus nombreuses.

Les différentes étapes du choix du PMS

1/ Se renseigner

Avant de racheter l’Inattendu, Cécile Cloitre travaillait pour le groupe Mona Lisa en tant que directrice d’une résidence équipée du logiciel Resalys de Sequoiasoft. Une solution de commercialisation, de gestion et d’exploitation spécialement conçue pour les groupes d’hébergement et qu’elle appréciait. Lors d’un séminaire de la marque, elle avait eu connaissance de la solution 100 % Cloud Asterio pour les structures hôtelières.

Rassurée à l’idée de retrouver un environnement qui ne lui était pas étranger, Cécile Cloitre s’est naturellement tournée vers son interlocutrice habituelle pour évoquer l’équipement de l’Inattendu, ses attentes et la pertinence d’Asterio pour y répondre.

2/ Décider

Les critères qui l’ont convaincue que le PMS Asterio était le bon choix.

• Un logiciel unique pour gérer l’hôtel et la le restaurant/bar.
• Le potentiel de personnalisation de l’outil. Il s’adapte au site.
• L’évolutivité du logiciel en fonction des besoins. Il laisse la possibilité d’ajouter des hébergements, des prestations.
• La possibilité d’éditer automatiquement des factures spécifiques pour les prestations de location de la salle dédiée aux évènements
• Le moteur de réservation intégré (booking engine) laissant la possibilité aux clients de réserver directement sur le site internet de l’établissement en vue de limiter les commissions aux OTAs.

Et surtout, une option que Cécile Cloitre jugeait incontournable :

• Le channel manager intégré qui permet de maîtriser les différents canaux de distribution depuis Asterio et d’optimiser les taux d’occupation. Elle souhaitait que l’interface gère en direct la distribution sur l’OTA Booking, les disponibilités, les tarifs.

3/ Paramétrer

Un technicien est venu deux jours sur site pour mettre en place le matériel et former la directrice aux fonctionnalités d’Asterio, que ce soit sur son ordinateur duquel elle gère les réservations, sur site, ou à distance, sur la tablette pour le service en salle, et l’imprimante à tickets à laquelle cette dernière est reliée.

Les bons conseils aux hôteliers restaurateurs selon Cécile Cloitre

• En priorité pour un hôtel-restaurant : que les deux modules hôtel et restaurant soient interconnectés, permettant que l’ensemble des prestations se rattachent à une chambre/un client.
• S’assurer de la qualité du service après-vente : il est important de pouvoir entrer en contact directement avec des collaborateurs de la société éditrice du logiciel, sans l’intermédiaire d’une plateforme lointaine qui n’est pas spécialiste.
• Vérifier la bonne synchronisation entre les différents processus de réservation sur internet.
• Pour pleinement bénéficier du potentiel de la fonction booking engine : proposer un site internet attractif, aussi bien au niveau du contenu que du graphisme. Cela favorise les réservations en direct. Un aspect à étudier pour l’Inattendu dont le site n’est pas à jour.

Maintenant qu’il est installé, ce qu’elle apprécie particulièrement chez Asterio

• La grande proximité et réactivité des équipes Sequoiasoft. Les questions ne restent jamais sans réponse. Elles sont rapidement traitées par téléphone ou au moyen de démonstrations sur écran partagé.
• Le niveau de détail des factures clients qui facilite le suivi. Un atout pour l’hôtelier, également apprécié par les clients et par le comptable de l’établissement.
• La synchronisation de la fonction channel manager. Dès qu’une réservation est traitée en direct, par téléphone par exemple, la chambre disparait de Booking automatiquement et simultanément.
• La facilité de prise en main par les employés, au nombre de 4 en pleine saison.
• L’archivage des documents permettant un gain de temps. Il remplace très avantageusement le classeur rempli de factures !

Auriez-vous envie de recommander Asterio ?

 » Le PMS hôtelier Asterio me parait particulièrement pertinent pour des structures qui proposent un service de restauration ou sont multiactivités. Ma précédente expérience professionnelle m’incite également à plébisciter le PMS de Sequoiasoft dédié aux groupes mettant en ligne des appartements à la réservation, et traitant avec de nombreux OTAS. Plus il y a de canaux de distribution, plus le logiciel s’impose avec ses outils d’aide à la commercialisation, comme le booking engine natif ».

www.linattendu04.fr

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