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La gestion des arrhes dans l’industrie hôtelière, en particulier lorsqu’elle vise une clientèle business, pose un défi constant pour votre établissement, que vous soyez à la tête d’un petit établissement ou d’une chaîne hôtelière. Les marchés MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), les voyages d’affaires (business travel), et les partenariats avec les agences de voyage (OTA) ajoutent une complexité importante à la gestion des arrhes.

Le module de gestion des arrhes d’Asterio se présente comme une solution complète et optimisée, offrant une approche simplifiée de votre gestion financière. 

 

 

La problématique des arrhes sur la clientèle business


La gestion des arrhes peut être particulièrement délicate pour les hôtels qui ciblent les marchés MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions), les voyages d’affaires (business travel) et les relations avec les agences de voyage. 

Pour les évènements MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) :

  • Les événements MICE peuvent être sujets à des changements de plan rapides. Les annulations de réservations ou les modifications de la taille de groupe peuvent impacter les arrhes versées et perturber la planification de votre hôtel. 
  • Les contrats pour les événements MICE impliquent souvent des arrhes importants et des clauses spécifiques en cas d’annulation ou de modification, ce qui nécessite une gestion minutieuse pour s’assurer que les intérêts des deux parties sont protégés. 

Pour les voyages d’affaires : 

  • Les voyages d’affaires peuvent être soumis à des changements de dernière minute en raison d’impératifs professionnels. Les hôtels doivent jongler avec ces modifications sans compromettre leur politique d’arrhes. 
  • Les entreprises peuvent avoir des politiques strictes concernant les dépenses et les remboursements, ce qui peut impacter la manière dont les arrhes sont gérées et facturées par votre établissement.

Pour les relations avec les agences de voyage : 

  • Les agences de voyage peuvent avoir des accords spécifiques avec les hôtels concernant les arrhes pour les réservations de groupe ou pour des partenariats à long terme. Ces accords doivent être négociés avec soin pour éviter des problèmes futurs. 
  • Les arrhes peuvent également impacter les commissions versées aux agences de voyage, ce qui nécessite une gestion précise pour éviter les litiges. 

La gestion des arrhes requiert une approche souple et une communication claire pour s’adapter aux exigences spécifiques de ces marchés tout en préservant la viabilité financière de votre hôtel. 

La gestion des arrhes dans le PMS hôtelier Asterio


Le système de gestion hôtelière Asterio offre une gamme de fonctionnalités puissantes pour faciliter la gestion des arrhes. Que vous exploitiez un établissement unique ou une chaîne d’hôtels, voici comment le module Gestion des Arrhes d’Asterio peut vous aider à gagner un temps précieux : 

1. Relier plusieurs comptes à une même fiche client :  

Avec Asterio, il est possible de lier plusieurs comptes sur une seule fiche client, facilitant ainsi le transfert d’arrhes entre différentes entités. Cette fonctionnalité simplifie le processus de gestion financière en permettant le transfert aisé d’arrhes d’une société à une autre. Imaginez une agence de voyage déposant 10 000 euros d’arrhes en prévision de réservations de différents groupes de voyageurs dans votre établissement. Grâce à Asterio, cette somme peut être utilisée progressivement, en fonction de l’arrivée échelonnée de ces groupes. 

2. Transfert facile entre comptes clients 

Le transfert d’arrhes entre différents hôtels devient également un jeu d’enfant. Par exemple, si une agence de voyage envoie des groupes de touristes sur plusieurs hôtels d’une même chaîne, le PMS Asterio permet le transfert d’arrhes du premier hôtel (A) vers le second (B) de manière transparente grâce à un cardex commun à toute la chaîne. 

3. Utilisation polyvalente des arrhes 

L’utilisation des arrhes comme moyen de paiement pour l’hébergement ou la restauration est désormais plus accessible que jamais. Cette fonctionnalité vous permet d’accepter des arrhes pour différentes prestations, améliorant ainsi la flexibilité de votre gestion financière. 

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Les Avantages du Module de Gestion des Arrhes 


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Le module de gestion des arrhes du PMS hôtelier Asterio offre une multitude d’avantages pour les professionnels de l’hôtellerie : 

  • Suivi simplifié des arrhes : Grâce à un listing clair, vous pouvez suivre toutes les arrhes en compte dans votre établissement. 
  • Création de comptes d’arrhes par centre de profit : Cette fonctionnalité vous permet d’organiser vos arrhes en fonction de la source de revenus, ce qui facilite la comptabilité et la gestion. 
  • Affectation des arrhes à des clients : Vous pouvez attribuer chaque compte d’arrhes à un client en cardex, améliorant ainsi la traçabilité. 
  • Enregistrement simple des encaissements des arrhes : Suivez facilement les arrhes versées, affectées, consommées, ou disponibles pour chaque client en cardex. 
  • Affectation des arrhes à des réservations : Associez vos arrhes à une ou plusieurs réservations, simplifiant la gestion de la facturation. 
  • Identification claire des arrhes : Les arrhes versées sont clairement identifiées dans le dossier client et sur le planning d’hébergement, améliorant la visibilité. 
  • Utilisation polyvalente des arrhes : Les arrhes peuvent servir de moyen de paiement pour les factures d’hébergement, de restauration, ou d’autres débiteurs divers, en fonction des droits d’accès. 
  • Annulation et transfert d’arrhes : Vous avez la possibilité d’annuler des arrhes sur une réservation et de les transférer sur le compte d’arrhes du client pour une prochaine visite, simplifiant la gestion des modifications de réservation. 
  • Transfert entre sociétés : Les comptes d’arrhes peuvent être transférés entre différentes sociétés, améliorant la flexibilité comptable. 
  • Archivage intelligent : Les comptes d’arrhes sont automatiquement archivés lorsqu’ils atteignent un solde de zéro, réduisant la confusion et simplifiant la gestion des comptes. 
  • Éditions complètes : Des éditions dédiées sont créées pour les arrhes saisies, les arrhes consommées, la balance des arrhes, et les arrhes affectées, offrant un aperçu complet de votre gestion financière. 

 

En résumé, la gestion des arrhes est cruciale dans l’hôtellerie business, et le module Gestion des Arrhes d’Asterio simplifie ce processus complexe en offrant une gamme complète de fonctionnalités. Avec Asterio, vous gagnerez du temps et améliorerez l’efficacité de votre gestion financière, tout en offrant une expérience client fluide et transparente. N’ayez plus peur des complications liées aux arrhes, optez pour la simplicité avec Asterio. 

Gérer et Optimiser / 08 janvier, 2024

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