Gagner du temps, une préoccupation majeure des hôteliers en 2022

Parmi les attentes principales des hôteliers en 2022 lorsqu’il s’agit de la gestion et de la commercialisation de leur hôtel, la nécessité de gagner du temps figure en bonne place. Bonne nouvelle, les PMS et logiciels hôteliers de toute dernière génération facilitent tellement le métier que cette course après le temps a désormais des solutions très concrètes.

Gagner du temps, le défi des hôteliers-restaurateurs en 2022

Plusieurs raisons conjoncturelles et structurelles expliquent que le gain de temps soit désormais une obsession des hôteliers, encore plus qu’auparavant :

• Pallier la pénurie de personnel : les effectifs manquent en hôtellerie comme en restauration, un phénomène encore accéléré par la pandémie. Les clients attendent une certaine qualité de service, il devient plus que nécessaire d’optimiser tout ce qui peut l’être, notamment en termes d’efficacité et de temps.
• Chouchouter les clients : l’activité reprend mais les pertes ont été importantes. Hors de question de ne pas bien s’occuper de ses clients maintenant qu’ils sont revenus. Encore faut-il un maximum de disponibilité et ne pas perdre son temps à des tâches chronophages ou sans valeur ajoutée.
• Fidéliser les équipes : le travail est exigeant, donc faciliter la vie des équipes permet également d’améliorer leur bien-être au travail et les faire rester. Et ce confort de travail passe par des collaborateurs pouvant se concentrer sur ce qu’ils aiment et savent faire, satisfaire les clients, à condition de ne pas courir toute la journée.
• Se réinventer : pour s’adapter aux nouveaux usages, certaines offres hôtelières sont à créer ou faire évoluer. Et cela prend du temps de s’organiser, en adaptant des chambres hôtels au télétravail par exemple, et de communiquer pour capter une nouvelle clientèle.

Gagner du temps dès la réservation et en pré-séjour avec des outils modernes et un PMS performant

Chaque étape du parcours du client peut permettre de gagner du temps, à condition d’être bien organisé, d’utiliser les bons outils, notamment les logiciels hôteliers efficaces, pensés pour faciliter la gestion des hôtels et la vie des hôteliers. Un système hôtelier moderne doit permettre de prendre une réservation en quelques clics, c’est-à-dire en renseignant quelques champs dans un PMS à l’ergonomie optimisée. Si le client réserve son séjour à l’hôtel par l’intermédiaire des OTAs, l’implémentation doit se faire directement dans la base grâce à une parfaite connectivité. Et un PMS mutualisant tout le stock de chambres dans un seul outil évitera de devoir ajuster le planning manuellement en fonction des réservations prises sur Booking ou Expedia, facilitant la commercialisation de l’hôtel sur les différents canaux.

En pré-séjour, les outils de gestion d’aujourd’hui peuvent automatiser la communication avec le client, par sms ou mail selon vos préférences, pour lui faire part des informations pratiques ou proposer des services additionnels, ce qui fait gagner du temps lors du check-in également. Pour aller plus loin, le self check-in permet au client de s’inscrire en amont de son arrivée à l’hôtel et donc de faire gagner du temps aux équipes de réceptionnistes.

Et si le paiement, sécurisé bien sûr, est effectué en amont de l’arrivée et le dossier de réservation est pré rempli, car le PMS intègre toutes ces fonctionnalités, c’est encore de précieuses minutes à pouvoir se concentrer sur l’accueil du client plutôt que sur les longues formalités administratives qui nuisent à l’expérience du client à son arrivée.

Gagner du temps pour pouvoir se concentrer sur la satisfaction du client lors de son séjour hôtelier

Il existe des solutions PMS multiactivités ou multimétiers qui optimisent les temps de facturation en les éliminant purement et simplement. Prenons l’exemple d’un client qui profite de son séjour en fréquentant le bar de l’hôtel, celui près de la piscine, et le ou les restaurants de l’hôtel. De tels outils de gestion vont permettre le posting de toutes ces prestations sur la chambre puisque tout est relié et intégré. En plus de l’efficacité et du temps gagné par les équipes, cela procure un vrai confort au client qui n’a plus besoin de sortir avec sa carte bancaire.

Optimiser le temps passé à la gestion de l’établissement, une des missions d’un PMS

Chacun le dit, la gestion des stocks, les inventaires, les approvisionnements sont des tâches nécessaires mais fastidieuses. Elles peuvent largement être optimisées avec des outils modernes, notamment un module achat stock performant au sein d’un PMS dernière génération. L’outil Asterio défalque en temps réel les ventes du stock, fiabilise les inventaires et simplifie le suivi des stocks.

La mobilité, outre les services qu’elle a rendu pendant la pandémie, est un autre levier d’optimisation des journées. Un PMS full web, dont les données sont accessibles depuis n’importe où y compris sur sa tablette lorsque l’on est à l’extérieur de l’hôtel, permet à la fois de réagir rapidement en cas de nécessité mais aussi de gagner du temps de gestion.

Gagner en efficacité lors du départ du client de l’hôtel et du check-out

Et si le client pouvait régler directement sa facture depuis sa chambre en se connectant sur son portail client ? Il n’aurait plus qu’à déposer ses clés à la réception s’il est pressé et les équipes de réception pourraient se consacrer à d’autres aspects de leur métier.

Un règlement en carte bancaire lors du check-out peut également être enclenché en un clic, l’hôtelier déclenchant facilement le paiement grâce aux données de CB enregistrées et cryptées dans le dossier de réservation. Et encore quelques minutes de gagnées ! Un PMS comme Asterio le permet. Plus classiquement, la dématérialisation des factures accélère le check-out puisqu’elles sont directement envoyées par mail sans que la réception n’ait à gérer une imprimante, des problèmes de papier ou des aléas techniques.

Évidemment, un logiciel hôtelier qui gère et consolide toutes les activités de l’hôtel fait gagner un temps précieux lorsqu’il s’agit d’établir la liste des prestations consommées, de manière fluide et fiable.

Enfin, l’heure est plus que jamais à la fidélisation des clients pour reprendre la main sur la commercialisation et préserver ses marges. Alors avoir un PMS hôtelier qui envoie automatiquement une enquête de satisfaction post-séjour et une demande d’avis que l’hôtelier n’aura qu’à poster ensuite sur les sites d’avis en ligne, tout cela en quelques clics, facilite et optimise le travail des équipes. Sans compter la nécessité d’entretenir sa base de clientèle en la contactant régulièrement et lui envoyant des emailings et des informations sur les nouveautés par exemple directement depuis son logiciel hôtelier.

Face à ce besoin de gagner du temps à chaque moment de la journée pour l’allouer aux tâches à valeur ajoutée, à la satisfaction du client, à optimiser sa gestion, un PMS moderne fera toute la différence. C’est un des grands avantages que les 300 clients d’Asterio mettent en évidence après quelques mois d’utilisation et qui répond à 100% aux attentes des hôteliers en 2022 !

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