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Vous le savez, on ne change pas de PMS tous les ans : les impacts de la migration sont importants pour les équipes et l’activité, l’objectif est donc de s’équiper d’une solution qui reste performante le plus longtemps possible et de choisir un partenaire qui vous offre l’accompagnement le plus complet pour bien appréhender le changement. Mais comment sélectionner le logiciel hôtelier ou PMS qui convient à votre établissement, vos équipes et vos projets, face à la cinquantaine de solutions qui existent sur le marché ? Comment sécuriser son choix ? S’il n’existe pas de recette miracle et que vous êtes le seul décideur, nous avons souhaité vous accompagner dans ce processus avec une méthode, des conseils et des bonnes pratiques à retrouver dans notre livre blanc !

Qu’est-ce qu’un bon PMS ?


Un logiciel adapté est un des outils majeurs d’un hôtelier. Pour pouvoir vous accompagner au mieux, il doit vous vous permettre de :

  • Augmenter le taux de remplissage de votre établissement
  • Gérer différentes prestations de manière simple
  • Faciliter le travail des équipes
  • Pouvoir être connecté à vos partenaires
  • Piloter votre gestion à distance
  • S’adapter à vos futurs projets d’ajout d’activité, d’agrandissement

Identifier les problèmes de votre PMS actuel


Face à l’évolution rapide du secteur de l’hôtellerie et de la restauration, un PMS peut assez rapidement devenir obsolète. En faisant une liste de ce qui pose problème avec votre logiciel actuel, vous pourrez ensuite identifier vos besoins avec plus de précision. Passez en revue avec attention les fonctions suivantes :

  • Possibilité de multiactivité, par exemple gestion d’un hôtel et d’un spa
  • Commercialisation : connectivité aux sites marchands, booking engines, channel manager notamment
  • Connectivité : interfaçage avec différents outils dont yield management et CRM
  • Technologie : pas de full web par exemple
  • Fiabilité : mises à jour, maintenance, accompagnemente
  • Ergonomie : système vieillissant, logiciel complexe à prendre en main
  • Comptabilité : confusion dans les informations comptables, pas de transfert vers autres logiciels
  • Sécurité : non respect des nouvelles normes, difficultés de sauvegarde des données
  • Relation client : base de données difficilement exploitable, pas de communication automatique avec les clients

 

Identifier les besoins


Il existe des solutions PMS multiactivités ou multimétiers qui optimisent les temps de facturation en les éliminant purement et simplement. Prenons l’exemple d’un client qui profite de son séjour en fréquentant le bar de l’hôtel, celui près de la piscine, et le ou les restaurants de l’hôtel. De tels outils de gestion vont permettre le posting de toutes ces prestations sur la chambre puisque tout est relié et intégré. En plus de l’efficacité et du temps gagné par les équipes, cela procure un vrai confort au client qui n’a plus besoin de sortir avec sa carte bancaire.

 

Optimiser le temps passé à la gestion de l’établissement, une des missions d’un PMS


Chaque établissement est unique et a donc des besoins divers et variés. Vous êtes le meilleur connaisseur pour savoir ce qui compte le plus dans le choix d’un PMS. Pour ne rien oublier et laisser au hasard, il peut être utile de faire des listes par module et de créer des sous-rubriques pour mieux préciser. Vous pouvez ensuite prioriser selon une échelle. Nous vous conseillons d’impliquer vos équipes dans ce travail, et de faire également une liste des fonctionnalités de votre PMS actuel que vous voulez absolument retrouver dans votre futur logiciel.
Informez-vous et comparez
Vos confrères hôteliers-restaurateurs sont certainement les mieux placés pour vous donner des avis sur des PMS qu’ils ont utilisé / utilisent. Cela est particulièrement intéressant au sujet de la réactivité et de l’écoute de l’éditeur.
Après avoir fait le tour du marché et discuté avec vos confrères, nous vous conseillons de sélectionner 3 ou 4 PMS. Au vu de la cinquantaine existant sur le marché, vous n’aurez certainement pas le temps de tous les étudier en détail. Pour trouver ces logiciels, en plus des retours des autres hôteliers, vous pouvez regarder en détail les sites web, vous rendre sur les salons. Assurez-vous qu’une démonstration soit proposée.

 

Etudiez les PMS en détail


La démonstration vous donnera l’occasion d’avoir un aperçu de l’outil et de sa facilité de prise en main, y compris par le personnel de votre établissement. Soyez attentif aux cas concrets abordés et prenez le temps de manipuler le logiciel en vérifiant qu’il sera en mesure de répondre aux problématiques que votre PMS actuel ne gère pas.
Assurez-vous également d’obtenir des réponses claires aux questions techniques : données hébergées ou non en France, débit internet nécessaire par exemple.
Enfin, soyez attentif aux détails des tarifs, notamment les coûts et les modalités de formation à l’utilisation du PMS, l’abonnement ou encore le paramétrage.

Pour approfondir cet article, téléchargez notre livre blanc qui vous donnera les clés pour ne pas vous tromper dans le choix de votre futur PMS.

 

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On en parle / 30 mai, 2022

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